Design Sprint för alla team

Praktiska detaljer

  • Tidsram: 120-240 min
  • Gruppstorlek: 2-10
  • Material: Whiteboard, whiteboard-pennor, post-its, pennor, fästbara väggar, tejp, prototypverktyg
  • Kategori: Agila processer, Teamövning

Design Sprint för alla team

Inspirerad av Googles design sprint-process ger den här övningen en struktur som team kan använda för att snabbt prototypa och testa nya idéer.

Covid-19 anpassning

  • Övningen genomförs där deltagarna har möjlighet att hålla två meters avstånd till varandra.

Steg 1:

Se till att alla deltagare har en tydlig förståelse kring vilken utmaning eller problem som ska lösas vid övningens början.

Det finns 7 delar i sprintprocessen. Be gruppen att avgöra hur mycket tid (i procent) som de ska lägga på varje del.

Såhär kan ett exempel på en sådan uppställning se ut:

Kartläggning- 10%
Mål – 10%
Skiss – 20%
Beslut – 10%
Storyboard – 10%
Prototyp – 20%
Testande – 20%

Facilitatoranteckningar:

Vi rekommenderar att du avsätter minst en halv dag för en kortversion av denna process. Se till att deltagarna har ett tyst och flexibelt utrymme att arbeta i och att gruppen är engagerade i prototyp-processen.

Vi föreslår att du läser igenom hela processen innan du planerar den med deltagarna. Det finns flera steg och det lönar sig att vara förberedd.


Steg 2:

Be gruppen att skapa en kartläggning med en visuell representation av utmaningen de står inför eller den sak de vill förändra. Det kan vara en specifik användarupplevelse, en produkt eller en tjänst.

Först ska deltagarna skriva en kortfattad fråga och sätta ett mål. Detta kan med fördel ske på en vägg eller en stor whiteboard. Ta inspiration från nedanstående frågor.

  • Vad är utmaningen ni tar itu med i denna sprint?
  • Vad vill ni få ut av sprinten?
  • Vad tror ni att ni vill prototypa?

Be sedan gruppen att skriva en serie sprint-frågor:

  • Vilka är de element som ni vill utforska inom utmaningen?
  • Vad är ni nyfikna på att undersöka?
  • Vad skulle ni verkligen gilla att veta mer om?

Nästa steg är att skapa en karta som visualiserar den utmaning som deltagarna vill tackla. Och hur utmaningen vanligtvis brukar hanteras av ditt team. Be deltagarna att börja visualisera utmaningen till vänster för att sedan gå över till att visualisera målet till höger. Här är det fördelaktigt att använda post-its, pennor och pilar för att göra kartan mer levande.


Steg 3:

Se till att deltagarna sätter en tydlig målsättning.

I det här steget ska gruppen prata med upp till fem olika experter om sin utmaning och notera deras insikter och åsikter. Uppmuntra deltagarna att prata med personer som kan ge olika perspektiv.

Räkna med att tillbringa cirka 30 minuter med varje expert. Ungefär halva tiden, 10-15 min bör gå åt till att experten delar sin på briefen. Resterande 10-15 min bör du ställa följdfrågor för att få ut så mycket som möjligt.

När deltagarna antecknar experternas insikter, ska de göra de det i form av så kallade ”Hur kan vi…”-frågor.

Föreslå att de skriver en fråga per post-it. Exempelvis:

  • Hur kan vi engagera människor bättre på sociala medier?
  • Hur kan vi använda ny teknik för att förbättra tjänsten?
  • Hur kan vi hålla oss till vårt syfte?

När gruppen har pratat med experterna ska de sätta upp alla frågor på en vägg. Därefter ska de kategorisera dem och sätta alla liknande frågor inom samma kategori.

Deltagarna ska sedan diskutera öppet om vilket fokusområde de ska välja för sin prototyp för att kunna fatta ett beslut. Be dem att använda insikterna och de kategoriserade frågorna för att skapa ett underbyggt beslut.

Gruppen kan välja att prototypa hela sitt utmaningsområde eller bara en del av det. Se till att de i slutet av detta steg vet exakt vad de ska göra.

Facilitatoranteckningar:

Om deltagarna inte har tid att prata med 5 experter, kan du tipsa dem om att ta med åsikter och insikter som återfinns i exempelvis text eller video.


Steg 4:

I nästa steg ska alla deltagare skapa individuella skisser och försöka komma på lösningar på den gemensamma utmaningen.

Alla i gruppen ska börja med att dela med sig av 2-3 exempel vardera på andra produkter och tjänster som redan löser utmaningen. Därefter ska de skissa på några nya, individuella lösningar.

Deltagarna ska ta varsitt papper och penna, medan de går runt i rummet och tittar på allt de hittills har fått fram och antecknar allt de kommer att tänka på. Sedan ska de rita lösningar och försöka komma på minst 8 stycken per person. Se till att de tar med så mycket detaljer som möjligt.

Gruppen väljer sedan gemensamt ut en av sina lösningar och skissar en ännu mer detaljerad version av den. Detta ska göras så tydligt som möjligt. Ifall någon inte har hört talas om de bakomliggande tankarna, ska det ändå gå att förstå vad det handlar om.

Be sedan alla deltagare att sätta upp de detaljerade skisserna på en vägg inför nästa del.


Steg 5:

Nu är det dags att fatta beslut om en väg framåt. Alla lösningar sätts upp på väggen. Deltagarna ska gå runt i rummet, skriva kommentarer och eventuella frågor på post-its som de ska klistra ovanpå lösningarna.

Ge varje deltagare några minuter att förklara sin lösning och sedan resten av gruppen några minuter för att ställa frågor.

Tänk på att gruppen bör fatta så demokratiska beslut som möjligt. Få dem gärna att använda metoden ”Dotmocracy” för att välja en eller två lösningar att ta fram. Metoden går ut på att varje deltagare markerar punkter med en penna på den eller de lösningar de tycker mest om.

Nu ska deltagarna samla de lösningar som de har valt och översätta dem till en Storyboard. Storyboard-bilderna utgörs av 10-15 st A4-papper på väggen.

Förklara för gruppen att de kan ta så mycket tid de behöver för att kartlägga lösningen mer detaljerat på sin storyboard. Använd detta som en möjlighet att få hela gruppen att komma överens om idén och göra den ännu mer detaljerad.


Steg 6:

Nu har det blivit dags att skapa en prototyp!

Gruppen måste nu skapa en version av lösningen på sin storyboard. Be dem att använda prototypverktyg, exempel på ett sådant verktyg är Marvel.

Deltagarna kan spendera exempelvis 1 timme eller 1 dag på att göra detta. Se till att de delar upp uppgifterna på ett lämpligt sätt och att de drar nytta av allas färdigheter samt olika spetskunskaper.

I slutet av det här steget borde de kunna visa upp en ”MVP – Minimum Viable Product”, så utomstående personer på ett ungefär kan förstå deras lösning.

Är lösningen en webbapplikation kan de skapa en klickbar prototyp. Är det en personlig tjänst, kan de designa den fysiska layouten. Och är det en upplevelse kan de arbeta ut ett sorts skal för det. Se till att de testar sin prototyp innan de bestämmer sig för att utveckla lösningen.


Steg 7:

Det sista steget är att gruppen ska testa det de har tagit fram. Be några personer inifrån eller utanför organisationen att agera villiga testpersoner.

Deltagarna ska sedan skapa ett ”testrum” där de kan spendera cirka 20 minuter med varje testperson för att ställa frågor, ta anteckningar och demonstrera prototypen.

Här ska öppna och relevanta frågor ställas som hjälper dem att få ut det mesta av testerna. Gruppen kan designa dessa frågor och be personen som intervjuar testpersonerna att utgå från dem.

När deltagarna har genomfört alla intervjuer ska de samla ihop anteckningarna och se över dem tillsammans. Därefter ska de leta efter mönster och insikter som hjälper dem att förbättra prototypen i efterföljande iterationer, till dess att de är nöjda med lösningen.


Steg 8:

Avsluta den här prototyp-sprinten genom att få gruppen att reflektera över hela processen tillsammans. Ställ nedanstående frågor och be dem diskutera svaren:

  • Hur gick det?
  • Hur väl löstes utmaningen?
  • Vad kan vi göra härnäst med det här arbetet?
  • Hur arbetade vi tillsammans som ett team?

Denna snabba prototypprocess har anpassats från Googles fantastiska Sprint-bok .

Tack till Jake Knapp och teamet på Google Ventures för att ha utformat denna utmärkta process. Om ni vill ha mer information om något av avsnitten rekommenderar vi att ni köper boken.Vi har skapat denna övning för att ge lite mer flexibilitet, eftersom hela Sprint- processen egentligen kräver 5 heldagar.

Källor och relaterade verktyg:

Google Ventures Sprint